Wenn das ERP-System zum Engpass wird...
Herr Lehmann ist ein alter Hase im Großhandel für Sanitätsbedarf. Seit über 30 Jahren beliefert er gemeinsam mit seinem 30-köpfigen Team Pflegeeinrichtungen, Ärzte, Apotheken und medizinische Fachhändler mit Produkten, die pflegebedürftige Menschen im Alltag unterstützen. Dazu zählen Desinfektionsmittel, Bandagen, Binden, Rollatoren und vieles mehr. In einem 300 m² großen Lagerhaus wickelt sein Team täglich mehrere hundert Bestellungen – dabei kämpft es mit denselben Herausforderungen wie viele andere Unternehmen im Handel: einem veralteten ERP-System.
Typische Probleme einer veralteten ERP-Lösung...
1. Der Alltag im Kundenservice: Zeitfresser durch manuelle Auftragserfassung
Seit über zehn Jahren leitet Frau Mayer den Kundenservice im Unternehmen. Tag für Tag trudeln Bestellungen per E-Mail und Telefon ein. Jede einzelne Auftragsinformation tippt Frau Mayer im ERP-System ein, anschließend erstellt sie Versandetiketten, Rechnungen, Lieferscheine und leitet alle Dokumente an die Kollegen im Lager weiter.
2. So beginnt im Lager der nächste Kraftakt.
An arbeitsreichen Tagen, wenn mehrere Lagermitarbeitende parallel arbeiten müssen, häufen sich Fehler und Überschneidungen. Bestellungen bleiben liegen oder werden doppelt verpackt. Die Funktionalität des ERP-Systems reicht nicht aus, um alle nötigen Auftragsinformationen zu verarbeiten. So bleibt den Lagermitarbeitern oft nur die Hoffnung, dass die handgeschriebenen Notizen oder das eigene Gedächtnis helfen – doch auf Dauer ist das keine Lösung.
An arbeitsreichen Tagen, wenn mehrere Lagermitarbeitende parallel arbeiten müssen, häufen sich Fehler und Überschneidungen. Bestellungen bleiben liegen oder werden doppelt verpackt. Die Funktionalität des ERP-Systems reicht nicht aus, um alle nötigen Auftragsinformationen zu verarbeiten. So bleibt den Lagermitarbeitern oft nur die Hoffnung, dass die handgeschriebenen Notizen oder das eigene Gedächtnis helfen – doch auf Dauer ist das keine Lösung.
3. Im Einkauf: Excel-Tabellen statt Echtzeit-Daten
Auch Frau Anker, zuständig für den Einkauf, stößt täglich an die Grenzen der veralteten ERP-Software. Sie gibt ihr Bestes, um mit den vorhandenen Werkzeugen weiterzukommen: steht im engen Kontakt zu den Lagermitarbeitern, gleicht manuell Lagerbestände ab und erstellt Excel-Listen zur Bedarfsermittlung. Doch ohne Echtzeit-Daten aus dem ERP ist ihre Aufgabe oft ein Blick in die Glaskugel. Die Folge: Überbestände auf der einen, Lieferengpässe auf der anderen Seite.
Obwohl die oben geschilderte Geschichte fiktiv ist, beschreibt sie die täglichen Hürden vieler Handelsunternehmen, die weiterhin durch ein veraltetes ERP-System ausgebremst werden. Insellösungen, manuelle Prozesse und fehlende Transparenz stehen der Effizienz oft im Weg.
Dabei geht es auch anders.
Wie moderne ERP-Systeme Prozesse im Handel automatisieren
In den letzten 20 Jahren durften wir viele Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft begleiten – viele davon befanden sich in einer ähnlichen Situation wie das oben beschriebene.
Was wir dabei gelernt haben: Bis zu 90% der täglichen Aufgaben lassen sich automatisieren und direkt im ERP erledigen – ohne Medienbrüche, ohne doppelte Datenpflege, ohne Kommunikationsproblemen zwischen den Abteilungen.
Was wir ebenfalls gelernt haben, ist dass der Umstieg auf ein modernes ERP-System nicht auf Knopfdruck funktioniert. Es ist ein gemeinsamer Weg der Zeit, Vertrauen und vor allem enge Zusammenarbeit erfordert – zwischen Geschäftsleitung, Kundenservice, Lager, Einkauf und natürlich auch dem ERP-Anbieter.
Denn jedes Unternehmen ist anders und braucht eine maßgeschneiderte Lösung. Was für den einen funktioniert, passt beim anderen nicht. Deshalb ist Zuhören unsere erste Aufgabe bei einem neuen ERP-Projekt: Wo drückt der Schuh? Was funktioniert gut? Wo wird viel doppelt gemacht? Erst wenn wir die Arbeitsprozesse wirklich verstanden haben, können wir gemeinsam mit dem Händler eine ERP-Lösung entwickeln, die zum Unternehmen passt.
Auch wenn diese Vorgehensweise aufwändig ist, sie lohnt sich. Denn mit der Implementierung einer modularen, maßgeschneiderten Lösung wie Iptor multiflex lässt sich der Großteil der täglichen Aufgaben zentral im ERP abbilden.
5 konkrete ERP-Optimierungen für Handelsunternehmen
1. Automatisierte Auftragserfassung im Kundenservice
Dank moderner Technologien ist manuelles Eintippen bei der Auftragsbearbeitung nicht mehr notwendig. Webshops ermöglichen es den Kunden Bestellungen von überall aus schnell abzuschließen. Insoweit der Webshop über eine Anbindung an das ERP-System verfügt, werden die, im Webshop eingegangenen, Bestellungen nahtlos an das ERP weitergeleitet. Per E-Mail eingegangene Bestellungen lassen sich mittels OCR (Texterkennung) automatisch erfassen und ins ERP-System übertragen. Und auch telefonische Aufträge können über intuitive Eingabemasken eingegeben werden. Ebenso wenig müssen Bestellbestätigungen individuell geschrieben werden, sie werden automatisch an den Kunden geschickt, ohne dass ein zusätzlicher Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter anfällt.
✅ Der Nutzen: Zeitersparnis, Fehlervermeidung, zufriedene Kunden.
2. Lagerbestandsverwaltung in Echtzeit
Der Übergang von Papierlisten zum Barcode-Scanner bringt im Handel einen unschätzbaren Effizienzsprung. Durch diesen Schritt wird manuelle Datenerfassung im Lager abgeschafft und alle Warenbewegungen – Eingang, Kommissionierung, Versand – werden direkt im ERP erfasst. Für Lagermitarbeiter bringt das eine enorme Entlastung. Auch für Mitarbeiter im Kundenservice und im Einkauf ist diese Veränderung ein vorteilhafter Wendepunkt: durch das ERP-System sind sie über jeden Bestand und jede Warenbewegung informiert. Welche weiteren Vorteile Barcode-Scanner im Lager bringen, erfahren Sie in unserem Artikel.
✅ Der Nutzen: Volle Transparenz, weniger Fehlgriffe, reibungslose Abläufe.
3. Automatischer Etikettendruck und Versandintegration
Früher war der Versand von Paketen nur über eine Dritt-Plattform möglich. Heutzutage lassen sich die Versanddienstleister direkt mit dem ERP verbinden. Paketgröße, Empfängerdaten und Sendungsverfolgung müssen nicht mehr eingetippt werden, sondern werden automatisch aus dem ERP-System übernommen. So werden alle Versandetiketten und Lieferscheine schnell generiert, ohne dass Mitarbeiter auf die App oder Webseite des Versanddienstleisters zugreifen müssen.
Mit einer nahtlosen Integration, wie jener von Iptor multiflex, lässt sich der Lieferstatus im ERP abrufen und der Sendungsstatus wird automatisch per E-Mail oder SMS an den Kunden gesandt.
✅ Der Nutzen: Kein Copy-Paste, kein Nachtelefonieren – der Versand läuft von allein.
4. Einkaufsautomatisierung durch intelligente Bedarfsanalyse
Mit dem ERP von Iptor multiflex werden Excel-Listen im Einkauf abgeschafft. Anstelle dessen, verlässt sich der Einkauf auf intelligente Bedarfsanalysen: Verbrauchsmengen, Bestände und Lieferzeiten werden vom ERP berechnet, um automatisch Vorschläge für Nachbestellungen zu generieren. So können Engpässe in der Lieferkette im Voraus erkannt werden und die Beschaffung proaktiv stattfinden.
✅ Der Nutzen: Planungssicherheit, reduzierte Lagerkosten, strategischer Einkauf.
5. E-Commerce als integrierter Bestandteil des ERP-Systems
Heutzutage reicht es oft nicht mehr aus, Produkte über einen einzigen Kanal zu verkaufen. Kundinnen und Kunden erwarten, dass sie die gewünschten Artikel dort finden, wo sie gerade unterwegs sind – sei es im eigenen Webshop, auf Amazon, Ebay, Otto, CHECK24 oder auf einer anderen Verkaufsplattform. Umso wichtiger ist es, dass Händler auf allen relevanten Kanälen präsent sind und dass zwischen diesen Kanälen und dem ERP-System eine nahtlose Anbindung besteht. Klingt kompliziert? Mit den Schnittstellen von Iptor multiflex ist das einfacher als gedacht. Im Rahmen eines unverbindlichen Beratungsgesprächs, können Sie mit unserem Experten-Team besprechen welche Kanäle für Sie relevant sind. Anschließend erhalten Sie eine Aufwands- und Kostenschätzung. Mittels Schnittstellen werden dann unterschiedliche Datenübertragungen aktiviert, wie zum Beispiel:
- Automatische Weiterleitung der Bestellungen vom Webshop, von Amazon oder einem anderen Marktplatz an das ERP-System
- Echtzeit-Synchronisierung der Lagerbestände
- Übertragung von Versand- sowie Zahlungsinformationen und Rechnungen
Durch zuverlässige Integrationen entfällt also auch im E-Commerce die manuelle Dateneingabe. Das spart nicht nur Zeit sondern sorgt dafür, dass Kunden ihre Bestellungen schneller, zuverlässiger und fehlerfrei erhalten. Und genau das macht am Ende einen Online-Händler erfolgreich. Wenn das Thema in Ihrem Unternehmen relevant ist, empfehlen wir Ihnen auch unseren Artikel zur Channel Pilot Pro Anbindung zu lesen.
Fazit: Digitalisierung im Handel beginnt im ERP
Ein veraltetes ERP-System bremst – Ihre Mitarbeitenden, Ihre Kundenzufriedenheit und Ihr Wachstum. Unsere langjährige Erfahrung mit der Implementierung von ERP-Software zeigt, dass es auch anders geht. Mit klaren Prozessen, intelligenter Automatisierung und einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Handelsunternehmen bis zu 90 % ihrer Aufgaben direkt im ERP erledigen – effizient, fehlerfrei und zukunftssicher.
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Die spannendsten Geschichten schreibt das echte Leben. Auf unserer Referenzseite finden Sie zahlreiche Beispiele von Groß- und Einzelhändlern, die mit Iptor multiflex ihren Arbeitsalltag deutlich entspannter gestalten konnten. Vielleicht ist Ihre Geschichte ja die nächste?
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