Das Dokumente-Management in einem Unternehmen bezieht sich auf die Speicherung, Organisation und den Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Unternehmens. Dazu zählen Dokumente wie Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Konformitätserklärungen, Produktdatenblätter und vieles mehr. Während früher alle diese Papiere in Aktenschränken organisiert wurden, erfolgt die Verwaltung heutzutage weitgehend digital. Dafür setzen immer mehr Unternehmen spezialisierte Software-Lösungen ein.
Wir bei Iptor multiflex gehen noch einen Schritt weiter: denn wir zielen darauf ab, nicht nur die Papierakten zu digitalisieren, sondern diese auch nahtlos mit dem ERP-System zu verbinden. So entsteht eine durchgängige Prozesskette, die nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden nachhaltig erhöht.
Alle Dokumente direkt im Zugriff
Ein reibungsloser Geschäftsablauf ist dann gewährleistet, wenn relevante Dokumente zentral gespeichert werden und jederzeit für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Die DMS-Software von Iptor multiflex unterstützt diesen Prozess durch das Einbinden von Dokumenten in die Warenwirtschaft und die damit verbundenen Prozesse. E-Mails, Rechnungen, Bilder oder andere Dateien lassen sich per Drag & Drop einem Geschäftsfall zuordnen und archivieren. Zudem gewährleistet das DMS eine automatische Versionierung und eine revisionssichere Archivierung.
Flexible Abbildung von eigens definierten Workflows direkt im DMS
Durch granulare Zugriffskontrollen und Workflow-Automatisierungen können Dokumente und die damit verbundenen Aufgaben gezielt an die zuständigen Mitarbeiter zugewiesen werden. Ein Beispiel hierfür ist die Bearbeitung von Bestellunterlagen: Vom ersten Eingang bis zur finalen Freigabe wird jeder Schritt klar dokumentiert und automatisiert an die, im Workflow definierten, User weitergeleitet. So wird die Effizienz erhöht und Fehler auf ein Minimum reduziert.
Darüber hinaus können Rechnungen automatisch erfasst, digitalisiert und klassifiziert werden. Das manuelle Tippen von Bestellinformationen fällt weg, denn diese werden per OCR oder Barcodes erkannt und automatisch im System gespeichert. So wird der gesamte Bestellprozess transparent und nachvollziehbar.
ERP, DMS and Webshop verknüpft – bringt viele Vorteile.
Viele E-Commerce-Händler kämpfen mit langsamen Bestellprozessen, Preisfehlern oder veralteten Informationen auf den Produktseiten. Diese Probleme sind 2025 von höchster Relevanz – insbesondere im Hinblick auf die neue Produktsicherheitsverordnung.
Christoph Arzt, Leiter der Produktentwicklung bei Iptor multiflex, erklärt: „Die Verknüpfung eines ERP-Systems mit dem DMS und dem Webshop eröffnet neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung und Datensynchronisation. Es ist uns wichtig von Anfang an eine vollintegrierte DMS-ERP-Webshop-Lösung zu schaffen, die eine nahtlose Synchronisation aller Bestelldaten, Rechnungen und Lieferinformationen ermöglicht.“
Wir heben die wichtigsten Vorteile für E-Commerce-Unternehmen hervor:
- Die Produktseiten erhalten stets aktuelle Bilder und Informationen, da diese mit dem DMS und der Warenwirtschaft synchronisiert werden.
- Automatische Dokumentenarchivierung bringt maximale Transparenz und beschleunigt die Auftragsabwicklung.
- Der Zugriff auf Rechnungen und Lieferscheine erfolgt sicher und unkompliziert, sowohl für Mitarbeiter als auch für Webshop-Kunden.
- Durch die flexible Definierung von Workflows werden Prozesse maßgeschneidert abgebildet und die manuelle Datenpflege reduziert.
Funktionsüberblick
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Unser DMS überzeugt mit einer breiten Palette an Lösungen, die speziell darauf ausgelegt sind, Ihre täglichen Geschäftsprozesse zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Zu den Kernfunktionen gehören:
- Vollständige Integration in die Iptor multiflex Warenwirtschaft
- Wahlweise Ablage der Dokumente in der Datenbank oder im Dateisystem
- Automatische Ablage von PDF-Dokumenten beim Druck des Dokuments
- Manuelle Dokumentenablage per Drag & Drop
- Direkte Durchgriffe auf mx.DMS Dokumente aus dem mx.ERP
- Scan von Dokumenten mit automatischer Erkennung über Barcodes
- Vorschaufunktion für PDF, Word, Excel, Text und Bilddateien
- Automatische Versionierung
- Check Out / Check In Prozeduren für Dokumentenbearbeitung
- Mehrere Suchergebnisse gleichzeitig verwaltbar
- Frei definierbare Beschlagwortung
- Automatische Texterkennung für Beschlagwortung mittels OCR Wizard
- Detaillierte Benutzerrechtesteuerung
- Volltextsuche über Beschlagwortung und gescannte Dokumente
- „Stempelfunktion“ zur Freigabe von Dokumenten
- Flexible Abbildung von eigens definierten Workflows direkt im DMS
- Unterstützt die Anbindung an Microsoft Outlook
Und dabei soll es nicht bleiben - unsere Entwicklungs-Roadmap für das kommende Jahr.
Egal ob es um Marktveränderungen, Wachstum oder neue gesetzliche Vorgaben geht – wir möchten sicherstellen, dass unsere Kunden bestmöglich auf die Zukunft vorbereitet sind. Daher haben wir für 2025 spannende neue Funktionen für unser DMS geplant.
- KI – Dokumentenprüfung per KI – mittels KI werden Informationen (wie z.B. Bestellwert, Lieferantenartikelnummern, Mengen, Nettopreise, Liefertermin) auf Positionsebene ermittelt. Stellt das System eine Abweichung zur Bestellung im ERP fest, so wird der Nutzer benachrichtigt.
- Automatische Beschlagwortung durch KI – Unmittelbar nachdem ein PDF als Eingangsrechnung oder als Auftragsbestätigung zur Bestellung ins DMS eingefügt wird, werden mittels KI die Werte aus dem Dokument (z.B. Lieferscheinnummer, Bestellnummer) in die Beschlagwortung aufgenommen.
- Formeln mit Stringfunctions – Bei der Beschlagwortung wird es die Möglichkeit geben, Formeln mit Stringfunctions anzugeben. Damit kann die Beschlagwortung automatisch befüllt werden.
- Dokumentenrechte je Organisationseinheit und Dokumentenart – Erweiterung der Rechte je Dokumentenart (Vergabe von Rechten je Dokumentenart und Organisationseinheit).
- 4-Augen-Prinzip für das Löschen von Dokumenten – Für das Löschen von Dokumenten muss der Mitarbeiter eine „Anfrage zum Löschen“ erstellen und dabei angeben, ob das Dokument komplett oder nur die letzte Version gelöscht werden soll. Das Dokument wird dann mit dem Status “Zum Löschen markiert” versehen und kann von einem berechtigten Mitarbeiter endgültig aus dem System entfernt werden.
- Pflichtfelder in Workflows – Pro Workflowschritt können Pflichtfelder definiert werden.
- Wiedervorlagedatum – Dokumente können mit einem Wiedervorlagedatum versehen werden (zum Beispiel Verträge, die einmal im Jahr geprüft werden müssen).
- Verschlüsselung – Verschlüsselte Ablage von Dokumenten in der Datenbank.
- Dublettenprüfung – Beim Import von Eingangsrechnungen wird eine Dublettenprüfung durchgeführt.
Mit uns sind Sie zukunftssicher unterwegs.
Eine integrierte ERP- und DMS-Lösung wie Iptor multiflex schafft die Grundlage für eine zukunftssichere und reibungslose Unternehmenssteuerung. Durch die intelligente Verknüpfung von Dokumentenmanagement, Warenwirtschaft und Onlinehandel, automatisieren Sie Geschäftsprozesse, reduzieren Fehler und stärken die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern.