ERP-Systeme bilden das Rückgrat vieler Unternehmen, doch ihre Leistungsfähigkeit sinkt im Laufe der Zeit und das hat einen großen Einfluss auf die Arbeitsweise im Unternehmen. Die Studie „ERP in der Praxis 2022/2023“ von Trovarit zeigt: Das Durchschnittsalter einer ERP-Software beträgt ungefähr 13 Jahre. Das bedeutet, die Mehrheit der Unternehmen verlassen sich auf Systeme aus den frühen 2010er-Jahren, die oft nicht auf die heutigen Herausforderungen ausgelegt sind – sei es durch technologische, wirtschaftliche oder regulatorische Veränderungen.
Die technologischen Entwicklungen seit 2010 haben grundlegende Veränderungen in der Unternehmenslandschaft bewirkt. E-Commerce, Automatisierung und Künstliche Intelligenz spielen immer wichtigere Rollen für den Unternehmenserfolg. Gleichzeitig wurde die Welt in den letzten 13 Jahren von unterschiedlichen Krisensituationen geprägt: Die Corona-Pandemie zwang viele Unternehmen ihre Prozesse anzupassen, um Homeoffice zu ermöglichen und die Hygienemaßnahmen in den Lagerstandorten zu verstärken. Zusätzlich hat der Krieg in der Ukraine zu steigenden Energiekosten geführt, die bis heute spürbar sind. Auch regulatorische Änderungen stellen Unternehmen vor große Herausforderungen: Neue Datenschutz- und Umweltgesetze sind in Kraft getreten, auch die wirken sich auf die Geschäftsprozesse aus.
Viele mittelständische Unternehmen sind trotz großer Herausforderungen weiterhin erfolgreich, was oft ihren Stärken zu verdanken ist: Familienbesitz über Generationen, solide Eigenkapitalbasis, hohe Anpassungsfähigkeit und hochwertige Produkte.
Diese Stärken bleiben jedoch nur tragfähig, wenn eine moderne IT-Infrastruktur dahintersteht. Hierbei spielt das ERP-System eine zentrale Rolle. Stößt es an seine Grenzen, sollte ein Wechsel ernsthaft in Betracht gezogen werden. Wer zu lange wartet, riskiert langfristig eine sinkende Effizienz und einen erheblichen Wettbewerbsnachteil.
Wann ist ein ERP-Wechsel fällig? Hier sind 9 Anzeichen, die darauf hinweisen, dass Ihr Unternehmen eine neue ERP-Software braucht:
1. Abnehmende Unternehmensleistung
Veraltete ERP-Systeme verursachen oft unnötig hohe Verwaltungsaufwände. Dies kann dazu führen, dass Materialien zu spät bestellt, Ressourcen falsch eingeplant oder Kundenanfragen nur langsam bearbeitet werden. Solche Effizienzverluste wirken sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens aus. Diese Probleme können sich durch den Wechsel auf ein zeitgemäßes ERP-System beheben lassen.
2. Das ERP-System ist zu unflexibel
Märkte und Geschäftsmodelle ändern sich rasant. Alte ERP-Systeme sind oft nicht agil genug, um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Benötigen Anpassungen zu viel Zeit oder Kosten, oder sind sie gar unmöglich, so entstehen oft ineffiziente Workarounds oder Insellösungen. Auch mangelnde Skalierbarkeit, beispielsweise bei Unternehmenswachstum, ist ein deutlicher Hinweis, dass ein ERP-Wechsel notwendig ist.
3. Der Funktionsumfang reicht nicht aus
Zu den wichtigsten Warnsignalen zählt, dass nicht alle benötigten Funktionen mit dem bisherigen ERP-System abgedeckt werden können. So müssen Mitarbeiter oft kreativ sein und auf kurzfristige Lösungen zurückgreifen, wie z.B. auf manuelle Datenübertragungen mit Excel. Diese Quick-Fixes führen langfristig zu Unübersichtlichkeit, einem Mangel an Transparenz und steigender Fehleranfälligkeit. Eine moderne ERP-Lösung sollte alle Geschäftsprozesse nahtlos abdecken.
4. Die Leistung lässt zu wünschen übrig
Die Digitalisierung bringt wachsende Datenmengen mit sich. Veraltete ERP-Systeme kommen oft nicht mit diesem Datenvolumen klar. Lange Ladezeiten, Systemabstürze oder ineffiziente Reports sind die Folge. Bremst das ERP-System Ihre Geschäftsprozesse aus, ist ein Upgrade unvermeidlich.
5. Es gibt Compliance-Lücken
Neue Regelungen, wie die EU-DSGVO, die GPSR oder die E-Rechnungs-Verpflichtung stellen hohe Anforderungen an die IT-Systeme. Kann Ihre ERP-Software diese Vorgaben nicht einhalten, so entstehen rechtliche und finanzielle Risiken. Solche Lücken sind ein eindeutiges Signal das ERP-System zu modernisieren.
6. Mangelnde Informationstransparenz
Fundierte Entscheidungen erfordern aktuelle, einheitliche Daten. Ältere ERP-Systeme scheitern oft daran, alle Unternehmensbereiche und Prozesse zentral zu verbinden und der daraus enstandene Mangel an Transparenz kann sich als Hindernis für ein effektives Management erweisen. Ein modernes ERP-System sollte umfassende Analyse- und Reporting-Funktionen, sowie Anbindungen an leistungsstarke BI-Tools bieten.
7. Eingeschränkte Mobilität
Hybrides Arbeiten und mobile Zugriffsmöglichkeiten sind heute Standard. Wenn Ihre ERP-Software im Homeoffice Probleme bereitet, keine Apps für den Außendienst bietet oder keine mobile Lösung für das Scannen von Strichcodes unterstützt, behindert dies die Produktivität. Moderne ERP-Lösungen sollten einen leichten Zugang zu Daten und Funktionen – jederzeit und von überall – ermöglichen.
8. Mangelnde Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten
Die digitale Transformation lebt von vernetzten Systemen. Wenn Ihr ERP keine Daten mit Lieferanten, Kunden, Shopping-Platformen, Buchhaltungsprogrammen oder anderen internen Systemen austauschen kann, wird es zur Digitalisierungsbremse. Auch fehlende IoT-Integration oder manueller Datenaustausch sind klare Hinweise darauf, dass ein Upgrade der Software nötig ist.
9. Hohe Wartungskosten
Ältere ERP-Systeme bringen oft hohe Kosten mit sich – sei es durch teure Hardware-Upgrades, fehlenden Support oder kostspielige Anpassungen. Ein modernes System kann langfristig die Betriebskosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern.
Fazit: Die Einführung eines modernen ERP-Systems bringt viele Vorteile mit sich, die Unternehmen dabei helfen, erfolgreich im Wettbewerb zu bestehen und Krisensituationen zu bewältigen.
Wenn eines oder mehrere der oben erwähnten Anzeichen auf Ihr Unternehmen zutreffen, sollten Sie über einen ERP-Wechsel nachdenken. Die Umstellung auf ein modernes System erhöht nicht nur die Effizienz und Flexibilität, sondern sichert Ihnen auch eine führende Position in einem dynamischen Marktumfeld.
On-premise or cloud: welche ist die richtige Lösung?
Eine wichtige Frage bei der Einführung eines neuen ERP-Systems ist die Wahl des Betriebsmodells – lokal (on-premise) oder cloudbasiert. Beide Ansätze bieten Vor- und Nachteile, die individuell abgewogen werden sollten. Erfahren Sie mehr in unserem Artikel zu diesem Thema.