Digitalisierung der Lager- und Bestellprozesse in der Energieversorgung
FALLSTUDIE
Gemeinsame Servicegesellschaft der Stadtwerke Brunsbüttel, Glückstadt, Itzehoe und Wilster, versorgt die Region Steinburg und Dithmarschen mit Strom und Wärme.
Branche: Energieversorgung
Ziel: Digitalisierung der Lager- und Bestellprozesse
Schlagworte: Lagerverwaltung Stadtwerke, Lagersystem Energiewerke.
Unsere Software:
- mx.Webshop
Vorteile:
- Beschleunigung und Vereinfachung der
Prozesse - Senkung der Fehlerquote
- Einsparung von Papier
Ursprünglich wurden Materialien in einem Papierformular erfasst und manuell in das ERP-System eingebucht.
Anfangs war der Bestellprozess noch sehr papierbehaftet. Die entnommenen Materialien wurden in einem Formular erfasst und manuell ins ERP-System eingebucht. Dieser Prozess war langsam und fehleranfällig und sollte daher digitalisiert werden. Als langjähriger Kunde von Iptor multiflex wusste die T3E Logistik über die Flexibilität des mx.Webshops Bescheid. Und so kam Anfang 2020 die Idee auf, die internen Aufträge über den Webshop von Iptor multiflex zu erstellen und abzuwickeln.
Zielsetzung in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse
Ziel war es, den Bestellprozess zu digitalisieren und zusätzlich die Möglichkeit zu schaffen, die Aufträge intern so zu erfassen und weiterzuleiten, dass schon im Moment der Beauftragung die Kommissionierung im Lager stattfinden kann. Die Monteure sollten also direkt von der Baustelle aus oder schon im Vorfeld bestellen und das kommissionierte Material anschließend im Lager abholen können. Um damit keine Insellösung zu schaffen, war es wichtig die getätigten Bestellungen über eine Schnittstelle direkt ins hausinternen ERP-System zu übertragen.
Das Projekt begann Anfang / Mitte 2020. Bis Anfang 2023 waren die Programmierungen so weit ausgereift, dass sie auch von den Zweiflern unter den Mitarbeitern genutzt wurden. Mittlerweile laufen 90-100% der Bestellungen über den Webshop. Als abgeschlossen kann das Projekt dennoch nicht angesehen werden, da es immer wieder Zusatzwünsche und Ideen zur Optimierung gibt. Diese Weiterentwicklungen des Shops erfolgen in enger Abstimmung zwischen der Stadtwerke Steinburg, der T3E Logistik und Iptor multiflex.
technische Umsetzung
In einem ersten Schritt war es wichtig die Schnittstellen zu den, von der Stadtwerke Steinburg GmbH genutzten, Systemen zu programmieren. Danach wurden im Webshop die verschiedenen Rollen mit ihren unterschiedlichen Rechten abgebildet. So gibt es z.B. die Rolle des Monteurs, dessen Bestellungen mit einer Maximalsumme begrenzt sind und die zudem die Freigabe eines Vorgesetzten benötigt, damit der Auftrag erteilt werden kann. Die Rolle des Meisters, welche ein Bestellen ohne Obergrenze erlaubt. Und auch externe Dienstleister bekommen eine eigene Rolle zugeteilt – sie können und sollen über den Webshop bestellen, allerdings auf eigene Rechnung. Damit diese Rollen und Freigabehierarchien von den Mitarbeitern der Stadtwerke Steinburg GmbH erteilt werden können, wurde ein eigener Shop-Administrator angelegt.
Materialbestellungen laufen nun rasch und systemübergreifend ab.
Der Materialbedarf für die Bauprojekte kann nun direkt von der Baustelle aus geplant und bestellt werden. Anschließend holt der Monteur die, bereits kommissionierte, Ware im Lager ab. Die Monteure haben sowohl die Möglichkeit die Ware kurzfristig zu bestellen als auch künftige Projekte zu planen: dann wird die Bestellung erst ausgelöst, wenn der Disponent die Termine abgestimmt hat. Auch Angebote für die Kalkulation der Bauprojekte können direkt im Shop erstellt werden. Außerdem ist es natürlich nach wie vor möglich, sich direkt Material aus dem Lager abzuholen. In diesem Fall wird die Bestellung nachträglich über den Webshop abgewickelt.
Durch die Digitalisierung wird Papier eingespart und Fehlerquellen minimiert. Die bildhafte Darstellung der Artikel und die Möglichkeit ihnen kundenspezifische Bezeichnungen zu geben, beschleunigen die Suche ungemein. Außerdem gibt es durch den Webshop die Möglichkeit Zusatzartikel wie Zubehör etc. vorzuschlagen – eine weitere Erleichterung der Arbeit der Monteure.
Weitere Informationen
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Über uns
Iptor multiflex ist eine Unternehmensanwendung, entwickelt von Iptor Austria GmbH, früher bekannt als POLLEX-LC Software GmbH. Seit 1982 sind wir als zuverlässiger Anbieter und Hersteller von ERP-Software-Lösungen, für kleine und mittelständische Handelsunternehmen, mit oder ohne Produktionsbetrieb, tätig. Als führende Experten in diesem Bereich haben wir uns mit Hilfe unserer Kundenorientierung und unseren flexiblen Lösungen einen guten Ruf erworben. Unsere Verpflichtung, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, stellen wir täglich unter Beweis. Unser Motto „Der Kunde ist die wichtigste Person im Unternehmen“ ist die treibende Kraft hinter unserem Kundendienst. Es überrascht daher nicht, dass unsere hohe Kundenzufriedenheit in ERP-Zufriedenheitsstudien immer wieder bestätigt wird. Wir sind stolz darauf, dass unsere loyalen Kunden uns seit vielen Jahren ihr Vertrauen schenken.